Vaga para Secretária Executiva – Lauro de Freitas/BA

Responsabilidade do cargo

Responsável por realizar atividades administrativas, compreendendo: produção de relatórios e documentos em geral, atendimento, recepção de visitantes, organizar reuniões, programação e reserva de viagens.

Atividades

• Organizar a agenda da diretoria, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro;
• Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados;
• Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento;
• Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais, comparecendo ao backstage e coordenando convidados;
• Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes;
• Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal.

Pré-requisitos

• Ensino superior completo em Secretariado, Administração ou áreas afins;
• Experiência comprovada na função;
• Inglês avançado;
• Imprescindível conhecimento com Programa de Milhas aéreas;
• Office 365 intermediário